N’oubliez pas la date limite de contact en urgence du 30 mars

La plupart des employeurs collectent déjà des informations de contact en cas d’urgence pendant le processus d’intégration. Il s’agit d’un de ces formulaires RH de routine qui est rempli dès le premier jour, puis discrètement placé dans votre dossier personnel.

encore.

Une nouvelle exigence en Californie signifie que les formulaires de contact d’urgence ne sont plus de simples formalités administratives. Cela fait désormais partie de vos obligations légales de conformité.

D’ici le 30 mars 2026, vous devez donner à vos employés actuels la possibilité de désigner une personne à contacter en cas d’urgence et d’indiquer si cette personne doit être informée si vous savez réellement qu’un employé a été arrêté ou détenu pendant les heures de travail. Désormais, vous devez offrir la même opportunité aux salariés au moment de l’embauche.

Si vous n’avez pas encore mis à jour vos formulaires, c’est le bon moment pour y jeter un œil.

Ce que la loi exige

La règle elle-même est assez simple. Vous devez donner aux employés la possibilité de :

• Désigner un contact en cas d’urgence
• Mettre à jour ces coordonnées lors du recrutement
• Indiquez si ce contact doit être informé si vous savez réellement que l’employé a été arrêté ou détenu pendant les heures de travail.

La loi n’oblige pas les salariés à fournir un contact en cas d’urgence. Il suffit que vous leur donniez l’opportunité de le faire.

Cette distinction est importante lorsqu’il s’agit de documenter la conformité.

Pourquoi?

Les législateurs californiens ont adopté cette règle en réponse aux inquiétudes concernant les employés détenus au travail lors de procédures d’application des lois en matière d’immigration.

Lorsque cela se produit, les employés peuvent soudainement disparaître du lieu de travail, laissant les membres de leur famille ignorer ce qui s’est passé ni où l’employé a été emmené. La loi vise à donner aux employés la possibilité de déterminer qui doit être informé dans cette situation.

Pour les employeurs, l’idée est simple : le formulaire de contact d’urgence que vous avez toujours utilisé a désormais une signification juridique supplémentaire.

Et maintenant ?

Heureusement, c’est une solution simple à respecter. Avant la date limite du 30 mars, prenez quelques mesures pratiques.

Tout d’abord, examinez votre formulaire de contact d’urgence existant. De nombreux employeurs en ont déjà un, mais il ne comprend probablement pas d’espace permettant aux employés d’indiquer s’ils souhaitent informer ce contact s’ils sont arrêtés ou détenus pendant les heures de travail.

Deuxièmement, mettez à jour le formulaire pour inclure cette option.

Troisièmement, distribuez le formulaire mis à jour aux employés actuels avant la date limite du 30 mars.

Enfin, assurez-vous que le formulaire mis à jour fait partie du processus d’intégration standard des nouveaux employés.

Si vous utilisez un SIRH ou un système d’intégration numérique, il s’agit généralement d’un ajustement rapide.

Pourquoi les petits détails de conformité sont-ils importants ?

D’après notre expérience, les problèmes de conformité qui suscitent le plus de frustration sont rarement complexes. Ce sont les petites exigences procédurales qui sont faciles à négliger.

Modèle manquant. Ancien document de qualification. Un processus qui n’a jamais été mis à jour après le changement de loi.

Aucun de ces problèmes ne semble important en soi, mais ils pourraient conduire à une exposition inutile si les régulateurs ou les avocats des plaignants commençaient à revoir vos pratiques de travail.

Conclusion

Si vous n’avez pas encore mis à jour votre processus de contact en cas d’urgence, c’est le bon moment.

Avant le 30 mars 2026, assurez-vous de donner à vos employés la possibilité de désigner une personne à contacter en cas d’urgence et d’indiquer si cette personne doit être avisée si vous savez réellement qu’un employé a été arrêté ou détenu pendant les heures de travail.